privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Met deze verklaring willen wij u informeren over de wijze waarop persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door ons, Establis Group bvba (hieronder “Establis”), met zetel in België te 8800 Roeselare, Beversesteenweg 612 en met ondernemingsnummer 0861.634.469 (hierna “wij”).

Onze contactgegevens kan u vinden onder punt 8 van deze verklaring.

Wij wensen het gestelde vertrouwen in Establis te behouden en te respecteren door uw persoonsgegevens te behandelen

  • met vertrouwelijkheid en redelijkheid;
  • op gepaste wijze, in overeenstemming met onze missie;
  • op rechtmatige wijze, met inachtneming van wetgeving, richtlijnen, voorschriften en principes op het gebied van gegevensbescherming.

Tenzij anders vermeld, zijn wij de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden verzameld in het kader van onze diensten en activiteiten. Wij treden aldus op als zogenaamde “verwerkingsverantwoordelijke”, te weten de persoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Wij gaan niet intentioneel over tot het verzamelen of verwerken van persoonsgegevens betreffende personen die jonger zijn dan 16 jaar.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Onder “persoonsgegevens” wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Het soort persoonsgegevens dat wij verzamelen, hangt af van Uw specifieke situatie of de specifieke activiteiten of diensten die worden aangeboden of verzocht.

Wij verwerken persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder een overzicht van de (voornamelijk administratieve) persoonsgegevens die wij verwerken:

  • voor- en achternaam;
  • geslacht;
  • adresgegevens;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres;
  • bankrekeningnummer;
  • BTW-nummer;
  • functie;
  • overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld via businesscards of correspondentie (per mail; brief, telefoon).

Wij verzamelen en verwerken geen gevoelige informatie, bijvoorbeeld gegevens met betrekking tot ras of etnische afkomst, religieuze overtuiging, lichamelijke of geestelijke gezondheid of seksuele geaardheid. Indien dergelijke persoonsgegevens aan ons zouden worden verstrekt, zullen wij deze niet gebruiken en zullen wij deze verwijderen.

3. Wanneer en hoe komt ESTABLIS aan persoonlijke informatie?

ESTABLIS kan op verschillende manieren aan persoonlijke informatie komen.

  • We verkrijgen persoonsgegevens van u wanneer u contact met ons opneemt voor informatie, aanwerving, producten of diensten.
  • We verkrijgen mogelijk uw persoonsgegevens voortvloeiend uit onze contacten met onze klanten, leveranciers en andere zakelijke contacten.
  • Op onze website heeft u de mogelijkheid persoonlijke informatie over uzelf naar ons te sturen, bijvoorbeeld bij het invullen van het contactformulier.

4. Waarom we gegevens nodig hebben?

ESTABLIS verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • in antwoord op uw vragen en (offerte)verzoeken;
  • bij het aangaan van een contract of contractbesprekingen met u of over u;
  • bij het aanleggen van bestanden, met inbegrip van een bestand van uw persoonsgegevens;
  • om per post of per mail contact met u op te nemen (of, met uw toestemming, op een andere wijze) om u te informeren over zaken waarvoor u wellicht belangstelling heeft;
  • om u te informeren over onze activiteiten, diensten, of nieuwsbrieven waarvan wij denken dat u hierin geïnteresseerd zou zijn;
  • om een dossier dat door ons behandeld wordt te kunnen uitwerken;
  • voor analysedoeleinden en voor het ontwikkelen en verbeteren onze diensten en informatie;
  • om uw persoonlijke identificatiegegevens te verwijderen (uw naam, e-mailadres, enz.). In dit geval staat u niet langer bij ons geregistreerd als een individu. Zodra we gegevens van persoonlijke kenmerken hebben ontdaan, zijn die gegevens niet langer persoonlijk en is deze privacyverklaring niet langer op de betreffende gegevens van toepassing;
  • om op de naleving van deze privacyverklaring toe te zien en anderszins onze rechten of eigendommen te beschermen;
  • om te voldoen aan wetten, voorschriften, gerechtelijke uitspraken of andere wettelijke verplichtingen;
  • vanwege andere legitieme belangen, tenzij de gegevensverwerking uw rechten of vrijheden schaadt;
  • in opdracht van derden zoals bijvoorbeeld onze externe boekhoudkantoor;
  • om een andere reden, met uw instemming.

Indien U niet langer dergelijke informatie wenst te ontvangen, kan U ons hieromtrent op om het even welk moment, kosteloos verzoeken. Onze contactgegevens kan U vinden onder punt 9 van deze verklaring.

5. Hoe lang bewaren bij uw persoonsgegevens?

ESTABLIS zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De bewaarperiode zal afhangen van het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld. In veel gevallen moeten persoonsgegevens gedurende een aanzienlijke periode worden bewaard om ervoor te zorgen dat ze beschikbaar zijn wanneer er vragen of geschillen optreden. Voor de bewaartermijn wordt rekening gehouden met de vereisten voor de specifieke situatie en met de behoefte om verouderde, ongebruikte gegevens te vernietigen bij de eerste redelijke gelegenheid. We behandelen uw persoonsgegevens conform deze Privacyverklaring zolang wij ze bewaren.

6. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

ESTABLIS verkoopt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht (een ICT-bedrijf voor het onderhoud en het beheer van onze websites, een sociaal secretariaat, een extern boekhoudkantoor, …), sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van
beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. ESTABLIS blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

We wensen hierbij te benadrukken dat Establis Roeselare nv en Establis Antwerpen bvba niet beschouwd worden als derden, en dat Uw persoonsgegevens door Establis Group bvba, wel met hen worden gedeeld.

7. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

ESTABLIS neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@establis.eu

8. Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@establis.eu of schriftelijk naar Establis Group bvba, Beversesteenweg 612, 8800 Roeselare. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto en rijksregisternummer zwart te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. ESTABLIS zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

9. Vragen of klachten?

Indien u een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens, over de uitoefening van uw rechten of over deze verklaring, dan kan u contact met ons opnemen via info@establis.eu of schriftelijk naar Establis Group bvba, Beversesteenweg 612, 8800 Roeselare.

Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, of indien u opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van uw rechten, of indien u meent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan kan u hierover klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, beter bekend onder de benaming van Privacycommissie. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op https://www.privacycommission.be.

10. Update van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan in sommige gevallen bijgewerkt of aangevuld worden indien wij dit nodig achten. Wij moedigen u aan om periodiek deze verklaring door te nemen om te weten te komen hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.