profiel - administratief medewerker Gent
wat doe je?
Als huisbewaarder van ons kantoor te Gent zorg je voor een warm onthaal van onze bezoekers. Je neemt de telefoon aan en behandelt de algemene mailbox en de post. Je beheert de vergaderzalen, zorgt voor een nette keuken en maakt goede afspraken met onze externe leveranciers (fruit at work, de koffieleverancier, de poetsploeg, …). Verder plaats je allerlei bestellingen: broodjes, water, plotpapier, drukwerk enz. Je controleert binnenkomende facturen.
Je houdt een oog op de verlofplanning en wie wanneer aanwezig is en zorgt ervoor dat de collega’s afwezigheden tijdig melden aan HR.
Dankzij jouw tussenkomst heeft iedereen de nodige werkmiddelen.
Naast de office-administratie ondersteun je ook onze projectteams in de verschillende fases van een project. Volgende taken kunnen tot je pakket behoren:
- Je volgt het mailverkeer op van verschillende leads of projecten.
- Je laat documenten vertalen (incl. prijsaanvraag, opvolging…).
- Je hebt op elk moment een overzicht van alle lopende dossiers en volgt de administratieve kant op.
- Bij de start van een project verzamel je alle informatie zodat je de nodige files kan aanvullen en documenten kan klaarzetten.
- Tijdens de uitvoering van het project bewaak je dat alles gedocumenteerd wordt zoals afgesproken.
- Je zorgt voor facturatie van prestaties op aangeven van de projectleiders en volgt de te ontvangen bestelbons op.
- Je ondersteunt de projectteams via het plotten van plannen, administratieve taken, opmaken en/of beheren van verslagen van meetings, inscannen van rekennota’s…
- Je helpt bij de archivering van dossiers.
welke verantwoordelijkheden heb je?
In deze functie ben je de huisbewaarder van ons kantoor te Gent en ben je verantwoordelijk voor een nauwkeurige administratieve begeleiding van een aantal projecten.
waar sta je binnen Establis?
Als administratief medewerker ben je de go-to person in ons kantoor te Gent, maar werk je nauw samen met verschillende supportmedewerkers in ons hoofdkantoor te Roeselare. Je rapporteert aan de People and Support manager.
wie ben jij?
- Je houdt ervan om verschillende administratieve en organisatorische bordjes in de lucht te houden en je hebt al bewezen dat je hier goed in bent.
- Je hebt specifiek ervaring met het afhandelen van projectadministratie en aanbestedingsdossiers en je hebt affiniteit met de bouwsector.
- Je kijkt uit naar een deeltijdse (50%) job waarbij je wekelijks minstens drie dagen aanwezig kan zijn in ons kantoor te Gent.
- Mensen omschrijven je als vriendelijk en flexibel en je bent graag het aanspreekpunt voor allerlei praktische zaken.
wat hebben wij jou te bieden?
- Een open, stimulerende omgeving, met grote aandacht voor kwaliteit, teambuilding en work-life balance
- Alle nodige tools en opleidingen om succesvol te zijn in je job
- Een respectvolle en gemoedelijke sfeer
- Een aantrekkelijk salarispakket in lijn met je ervaring, inclusief maaltijdcheques, een groepsverzekering en een hospitalisatieverzekering
- Een deeltijds contract van onbepaalde duur
interesse?
